Redacción | 14 de noviembre de 2016
ason Shah, fundador y CEO de la compañía Do, reflexiona en un artículo sobre cómo conseguir tener actas de las reuniones que capturen la información relevante y no sean el resultado de escribir de forma alocada todo lo que acontece.
En la web Inc.com Shah cuenta cómo en su compañía han construido una herramienta de colaboración que impulsa la productividad de las reuniones. Se trata de conseguir tomar notas de la mejor manera y, además, que las personas allí presentes estén enfocadas. Estos son algunos de los consejos que aportan:
1) Asegurar las responsabilidades de cada persona
Con cada tema tratado debemos establecer en qué punto se encuentra, qué tareas se van a realizar y las personas que van a llevarlas a cabo. Se trata de que no haya confusión con quién tiene que hacer qué.
2) Crear una plantilla básica de Actas de Reunión
Shah recomienda que, en el caso de tener reuniones semanales o mensuales, optimicemos el proceso creando plantillas básicas. Será útil saber el día, la hora, el lugar, la persona que convoca, los convocados, los asistentes, los temas del día, las decisiones tomadas… Tener todo eso listo permitirá ahorrar tiempo por un ladoy facilitará la consulta de datos a posteriori.
3) Ser precavidos y hablar con el organizador
Todas las reuniones tienen una persona que convoca y un tema o varios a tratar. Tener claros lo que se va a tratar y hacerlo extensible al resto de convocados facilitará el discurrir de la cita.
4) La clave está en los pensamientos finales
A la hora de redactar un acta no es necesario, según cuenta Shah en su artículo, dejar constancia de las reuniones al pie de la letra. El objetivo es tomar nota de las decisiones, de la información sobre seguimientos o de los resultados. Esta es la información que siempre hay que registrar durante la reunión,y no después por los posibles olvidos. En estas ocasiones debemos dejar al margen nuestras consideraciones y hablar con el organizador si tenemos alguna duda sobre lo que ha acontecido.
