La situación económica mundial no es la más favorable. La inflación, el aumento de los costes energéticos, entre otros factores que intervienen directa e indirectamente en el proceso de producción y comercialización de las empresas le han impactado desfavorablemente en los últimos años.

Si bien es cierto que la reducción de costes viene del lado financiero, se ha comprobado que mejorando los procesos y la gestión del talento también se pueden obtener buenos resultados para reducir gastos. Aquí tienes algunos consejos.

Reducir los gastos financieros

Reducir costos en una empresa no es una tarea fácil de cumplir. Cuando la realidad es que sus gastos superan los ingresos regularmente intentan aumentar la producción y las ventas, sin tomar en cuenta que disminuyendo los gastos en los que incurre la empresa también pueden encontrar una solución al problema.

Renegociar contratos

La negociación de contratos firmados con los acreedores puede ser una opción para controlar y bajar los costos. Hacer un acuerdo para negociar las condiciones de pago para que se ajusten a nuestros requerimientos puede contribuir a mejorar nuestra situación.

También es viable el estudio del mercado para encontrar otros proveedores que puedan ofrecernos otras opciones que puedan beneficiar a la empresa, a través del incremento del flujo de trabajo y la calidad de los productos y servicios que se le ofrezca al cliente.

Realizar este tipo de cambios no sólo contribuirá con el sector de compras sino que nos brindará la oportunidad de establecer nuevas relaciones comerciales que nos permitan impulsar el negocio.

Definir una política de gastos

Tener una política de gastos es fundamental para evitar los gastos operacionales y administrativos innecesarios dentro de la empresa. Este conjunto de normas, valores y prácticas que tienen como finalidad la organización de los gastos de cada gerencia o departamento definen qué está permitido y lo que no dentro de la organización, en cuanto a pagos y consumes se refiere.

Hay que tomar en consideración que gestionar los gastos de los empleados también genera costos, ya que se debe contar con un personal que verifique la información registrada. Este proceso se puede simplificar aplicando un programa automatizado.

Existen muchas  funcionalidades clave para elegir un software de gestión de gastos como la automatización de tareas, planificación y gestión y su alcance, ya que se puede tener acceso en cualquier lugar y momento pues se puede instalar en un procesador y en un teléfono móvil, por medio de una aplicación.

Eliminar el error humano en la gestión de nóminas

Gestionar los salarios es una de las funciones más importantes dentro de la administración de una empresa, por tal motivo su ejecución debe ser minuciosa y precisa, pues se deben evitar los errores.

La nómina tiene una importancia fiscal y jurídica de manera que su mala gestión puede ser causa de multas y/o impuestos que se traducirán en costes administrativos para la empresa.

Realizar actividades laborales a destiempo, la falta de evaluación periódica, la no identificación de los errores y la falta de un sistema automatizado que permita la administración íntegra los pagos, son algunos de los errores que se pueden corregir para mejorar la gestión de las nóminas.

Mejorar los procesos para aumentar la eficacia 

El incremento de la rentabilidad es uno de los objetivos principales de las empresas, para lo cual constantemente implementan medidas efectivas para promover la eficiencia en la gestión de costos, es decir, que disminuyan los gastos extraordinarios e innecesarios, y que a su vez eleven el margen de beneficios.

Automatizar las tareas administrativas

Automatizar las tareas administrativas acelerará la ejecución de los procesos permitiendo además el monitoreo y control de cada uno en el menor tiempo posible y con mayor eficacia.

A largo plazo la aplicación de los modelos de gestión automatizados y sistemáticos genera un gran impacto financiero en la empresa, ya que evitan los gastos innecesarios recurrentes, que son el principal causante de la reducción de la rentabilidad de la empresa. 

Retener e implicar a los empleados

Para lograr contar con el equipo humano necesario para el funcionamiento de una empresa es necesario pasar por un largo proceso de captación, por lo que una vez que tenemos a nuestros talentos debemos brindarle los recursos necesarios para su fortalecimiento intelectual y profesional, y garantizar un ambiente de trabajo que los motive a continuar siendo parte de nuestra organización.

Mejorar el clima laboral

Un ambiente laboral adecuado es elemental para el buen funcionamiento de la maquinaria humana de una empresa. De acuerdo a las estadísticas de una encuesta realizada a un conglomerado de trabajadores de una empresa el 67 por ciento respondió no estar comprometido con la organización, por no sentirse identificados con la organización.

El clima laboral se refiere al ambiente físico donde desempeñamos el trabajo, las relaciones interpersonales con los compañeros de trabajo, supervisores y tomadores de decisiones, así como las expectativas que tenemos de nuestra función dentro de la organización.

Si este conjunto de actitudes y/o sentimientos no están balanceados el trabajador no se sentirá a gusto y esto podría desencadenar una serie de situaciones, originadas por el malestar del trabajador, las cuales terminarían por perjudicar a la empresa.

Formar a los empleados

La formación del personal es más una inversión que un gasto, e incluso se puede considerar como una reducción de gastos, ya que la correcta capacitación para la ejecución de sus funciones evitará la repetición, lo cual conlleva a duplicar el tiempo de ejecución y el uso adicional de materiales. 

La formación continua de los trabajadores permite que aprendan nuevas técnicas administrativas, como el uso de softwares y tecnologías de gestión de recursos para dar respuesta a distintos requerimientos. Y en consecuencia mejora la  calidad de su trabajo.

Educar al empleado no sólo será beneficioso para la empresa sino para el trabajador, ya que estará más capacitado para el ejercicio de sus funciones y se sentirá más motivado para realizarlas.

Adoptar medidas de prevención de riesgos laborales

La prevención de riesgos laborales es fundamental para garantizar el bienestar de los trabajadores de una empresa debido a que incrementan las condiciones de seguridad y resguardan la salud de las personas.

Teniendo en cuenta que el personal, operativo y administrativo, es el mayor recursos con el que cuentan las empresas, es importante implementar medidas de prevención de riesgo que se ajusten a la actividad productiva o de servicios que se lleva a cabo dentro de sus instalaciones.

Se trata de una obligación legal  con la cual deben cumplir las empresas para la prevención de riesgos laborales, la cual permite estructurar las medidas de seguridad necesarias para reducir o eliminar posibles riesgos, evaluar los posibles riesgos existentes dentro de las instalaciones y sus posibles afectaciones, entre otras.