La era digital ha llegado y ha causado grandes cambios en el mundo, desde la manera de comunicarnos, de interactuar, de comprar, hasta la manera de hacer negocios y trabajar, la experiencia es cada vez más integrada a lo digital.
La pandemia ha sido un acelerador de este proceso, haciendo que las personas y las empresas deban adaptarse con cada vez mayor rapidez a un entorno cambiante y desafiante.
La administración de las empresas no se ha quedado atrás en este sentido y ha tenido que asumir el reto de migrar a lo digital, implementando nuevas herramientas para adaptarse a lo digital y nuevas formas de hacer las cosas. Por ello, veremos a continuación cómo aplicar esto al área de administración de una empresa.
¿Qué es la digitalización? La digitalización lleva los procesos de lo analógico o físico a lo digital, es decir, es un cambio de formato en el proceso para realizar las cosas. Por ejemplo, pasar de tener documentos físicos en hojas y escanearlos para tenerlos almacenados en la nube es un proceso de digitalización.
Pero, ¿por qué digitalizar la administración?
La digitalización tiene grandes ventajas para una organización y estas pueden aprovecharse en el área de administración de una empresa. Veamos a continuación algunas de ellas:
Mayor eficiencia
El uso de computadoras para hacer procesos hace que se puedan hacer con mayor velocidad que de manera tradicional, incluso pudiendo automatizar los procesos de la administración.
Dado que la administración de una empresa incluye algunos procesos repetitivos, tal como puede ser hacer la nómina, la digitalización y la automatización puede ser de gran ayuda para ahorrar tiempo.
Para esto, la implementación de softwares orientados a la administración será algo de gran importancia, en donde se debe elegir el más adecuado para el tipo de empresa y los procesos que se desean digitalizar o automatizar.
Flexibilidad en el trabajo
La digitalización permite tener un acceso más fácil a la información de la empresa, así como la posibilidad de hacer los procesos contando con conexión a internet. Por ello, al digitalizar la administración, esta podrá realizarse desde cualquier sitio, haciendo posible el trabajo remoto.
Seguridad y acceso de la información
Una de las principales ventajas de la digitalización es la mejora en la seguridad de la información, al estar respaldada en la nube y tener protección. Además, se facilita el acceso a la misma, ya que no será necesario dirigirse a una oficina para encontrar los documentos físicos de la empresa.
Así, se favorece la agilidad en la administración de la empresa, al igual que para las otras áreas que necesiten información relacionada al área administrativa.
Preservación del medio ambiente
Al migrar a lo digital, se está reduciendo el uso de papel, por lo que se tiene la ventaja de preservar el medio ambiente. Esta es una de las formas en la que las empresas pueden aportar al planeta, consumiendo menos papel durante sus procesos.
¿Cómo aplicar la digitalización a las empresas?
Ahora que sabemos que es la digitalización y algunas de sus ventajas, pasemos a cómo se puede digitalizar una empresa. A continuación, veremos algunos puntos importantes a considerar al momento de implementar esta idea en una empresa en el área de administración.
Crear una estrategia
Al igual que todas las decisiones en el área empresarial, la digitalización debe hacerse de manera ordenada y planificada. Por ello, es importante que la empresa se tome el tiempo de crear una estrategia a seguir para digitalizar sus procesos.
Para ello la empresa debe considerar:
- ¿Qué áreas desea digitalizar?
- ¿Cuáles son los procesos más importantes?
- ¿Qué se desea conseguir con la digitalización?
- ¿Cómo se realizará la transición hacia lo digital?
- ¿Cuál es el lapso de tiempo para conseguir la migración a lo digital?
Con ello, la empresa podrá elaborar un plan, estableciendo los objetivos que desea cumplir e ir siguiendo los pasos de manera ordenada. Así se podrá evitar que se vean comprometidos los procesos administrativos durante el cambio a lo digital.
Por ejemplo, si se desea digitalizar la facturación, se deben digitalizar las facturas anteriores para tener la información disponible, elegir el software a utilizar, definir cómo se harán las facturas mientras se termina de hacer la migración, entrenar al personal para hacer las facturas con el nuevo mecanismo y más.
Elaborar un plan será la manera de conseguir una transición segura hacia lo digital.
Migrar a softwares de gestión
En la actualidad podemos encontrar diferentes softwares que ayudan en la gestión y administración de una empresa. Uno de ellos son los software CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con el Cliente) que tienen gran utilidad para la administración de la empresa y sus relaciones con los clientes.
Un CRM puede ser de gran ayuda para gestionar las ventas y centralizar la información de empleados, facturas, las comunicaciones que se han hecho con los clientes y más. Así, es una herramienta de gran utilidad para la administración de una empresa, ya que permite centralizar la información y poder acceder a ella con facilidad.
Además, se pueden agregar funcionalidades analíticas, lo que mejora la capacidad de análisis del negocio. Por ejemplo, puede brindar indicadores e información clave para la toma de decisiones sobre un cliente, como puede ser la frecuencia de facturación, el ticket promedio de compra por cliente y más.
Por otro lado, un ERP (Entreprise Resource Planning o Planificación de Recursos de la Empresa) también puede ser de gran utilidad para la administración de una empresa. Este permite centralizar la información de diferentes áreas de la empresa y ayuda a la automatización de la empresa.
Utilizar herramientas útiles para el tipo de negocio
Cada empresa es diferente y el sector al cual está enfocada condiciona su entrada a la digitalización. Por ello, es importante que la empresa esté en capacidad de seleccionar los softwares y herramientas acordes a lo que necesita.
Esto le permitirá adquirir la herramienta que la ayude a hacer el cambio a lo digital en lo que necesita, destinando los recursos necesarios para ello, ya que puede ocurrir que una empresa opte por un mecanismo que resulte ineficiente o no sea su mejor opción.
Por ejemplo, puede que la empresa migre a lo digital eligiendo pasar su información a una hoja de cálculo y luego resulte muy difícil organizar los datos o sea mucha información. Para ello, podría ser de mayor utilidad hacer una base de datos para manejarla con SQL.
Utilizar la nube
La posibilidad de llevar la información de la empresa a formato digital es una gran ventaja de esta tendencia, ya que además de ser de fácil acceso, se encuentra segura en la nube. Los softwares CRM o ERP pueden contar con la funcionalidad de almacenamiento seguro en la nube integrado.
Sin embargo, para poder llevar la información a la nube primero se debe digitalizar, para ello se pueden escanear los documentos o usar un OCR.
Pero, ¿Qué es OCR? Son las siglas para Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de un software que es capaz de convertir el texto escrito a mano o impreso en papel a un formato digital.
Este software tiene gran utilidad para migrar a lo digital, ya que permite obtener la información de los documentos de la empresa de una manera automática y rápida. Para usarlos solo se debe subir el documento escaneado y el software se encargará de procesar la imagen, reconocer la información y obtenerla en un formato que pueda subirse a una base de datos.
Esto hará que la migración a lo digital pueda hacerse con mayor rapidez y con menor ocurrencia de errores que pueden generarse al transcribir documentos.
La administración en una era digital
La digitalización es una oportunidad de innovación y mejora para las empresas. Un proceso que ha sido acelerado por la pandemia y que ha llevado a grandes cambios a nivel mundial.
La administración de las empresas no ha escapado de ello y pueden obtener grandes ventajas por adoptar esta nueva idea y forma de hacer las cosas. Sin embargo, tal como hemos mencionado hay algunos retos y varias formas de implementarlo.
Por ello, lo más importante será un estudio de la situación de la empresa para una implementación correcta de la digitalización, así como una migración fluida, con la elección y uso correcto de los programas para la empresa.
