Javier Carril,
Socio director de Execoach
En la mayoría de los casos las reuniones son percibidas como una fuente de improductividad y pérdida de tiempo en las empresas, según el testimonio directo que he ido recogiendo en los últimos años por parte de cientos de directivos de empresas de sectores muy diversos. Hay muchos elementos que motivan esta nefasta percepción sobre las reuniones, como la impuntualidad, la falta de objetivos claros, las discusiones estériles provocadas por los egos encontrados o las presentaciones aburridas de Power Point.
Sin duda, las reuniones inefectivas suponen un grave problema para la innovación y la productividad de dichas empresas, por no hablar del coste en términos monetarios. ¿Cuánto cuesta la hora de diez directivos que están desperdiciando su tiempo y energía en una reunión improductiva?
Sin embargo, lo chocante es que las reuniones son una de las más poderosas herramientas que existen en el mundo empresarial, a través de las cuales se puede acelerar la consecución de los objetivos, aumentar el rendimiento, motivar a los empleados, generar cohesión de equipo y fomentar la creatividad.
Para que eso suceda el CEO debe ser el primero que se implique en abordar la mejora de la metodología y reglas de las reuniones de su organización. Si él no da ejemplo y no impulsa este cambio cultural, todo seguirá igual.
A continuación detallo siete reglas básicas de lo que llamo una reunión de alto rendimiento. Después de años observando reuniones reales y dando feedback para mejorar la eficiencia, puedo decir que estas reglas, aunque de sentido común, no son de práctica común en el mundo empresarial:
1. Todos los miembros del equipo deben ser proactivos y asumir la responsabilidad compartida de la efectividad de la reunión. No es sólo una labor del jefe.
2. Se deben marcar objetivos concretos, con tiempos asignados para cada objetivo, de forma realista para el tiempo de la reunión.
3. Se debe tomar una decisión de cada tema u objetivo marcado, con fecha límite de ejecución y responsable.
4. Todos los miembros del equipo deben escuchar y participar de forma equilibrada con sus opiniones e ideas, evitando que una o dos personas, incluyendo al jefe del equipo, monopolicen la reunión.
5. Rigor absoluto en cuanto a la hora de comienzo y hora de finalización de la reunión (un miembro del equipo se debe encargar de controlar el tiempo).
6. Prohibir el uso de móviles y ordenadores en la reunión. Algunas empresas obligan a sus directivos a dejar sus móviles en un pequeño contenedor antes de entrar en la sala.
7. Se deben combinar las reuniones más operativas y tácticas (de mayor brevedad) con las reuniones estratégicas y de cohesión de equipo (de mayor duración).
