¿Cómo puede lograr el CEO gestionar su tiempo para ser más productivo? ¿Es posible elaborar un calendario realmente eficiente? La respuesta está en entrenar ciertos hábitos que pueden transformar radicalmente la gestión del tiempo. Los líderes más exitosos de la historia tienen algo que los une: la capacidad para gestionar de manera efectiva y eficiente su tiempo. Una tarea nada fácil en un mundo hiperconectado, donde la atención cada vez es más fragmentada.

Fabián González, uno de los mayores expertos de productividad en habla hispana y autor de “La agenda de Cuarta Generación”, abordó en el Desayuno Canal CEO del 21 de abril, impulsado por Nacex, Number 16 School y Deusto Business School, inputs esenciales para alinear la vida personal con la profesional.

Todo ello, desde el criterio de la productividad, entendida como “hacer las cosas que son realmente importantes en nuestra vida”. Actitud, propósito y herramientas como la Agenda de Cuarta Generación ayudan en esta meta, basándose en un modelo al que este experto en productividad le ha dedicado más de 20 años de trabajo práctico.

«El nuevo coeficiente intelectual es la atención, la capacidad de centrarse en algo para tener una mayor productividad», Fabián González

Productividad en la era de la tecnología

Nuestro tiempo es uno de los recursos más importantes de los que disponemos. En un mundo hiperconectado, en el que las herramientas tecnológicas de última generación están, más presentes que nunca, en el día a día a día del CEO, una pregunta que subyace es: ¿realmente incrementan la productividad? Fabián González se muestra muy explícito: “la productividad depende de nosotros. Las herramientas tecnológicas se pueden convertir en un arma de doble filo. Por ello, uno de los grandes retos para cuidar nuestra agenda reside en no dispersarnos con la distracción constante que puede producirse debido a esta tecnología”.

Aquí se sustenta una de las ideas esenciales de este experto en productividad: “el nuevo coeficiente intelectual es la atención, la capacidad de centrarse en algo para tener una mayor productividad”. Para lograrlo, el líder debe partir de un propósito clave: la forma de gestionar el tiempo debe encaminarse a una mentalidad de “cuidador” del mismo. A partir de ahí incorporar y adaptar la tecnología a sus necesidades y no al contrario.

Tomar conciencia del valor del tiempo

El tiempo no se puede recuperar, es un bien limitado, escaso, irrecuperable…Tenemos que hacer tangible su valor. Para ello, González propone un método: tomar el salario anual y dividirlo por 2.000 horas. Más allá de este cálculo matemático – y metafórico- este experto incide en la importancia de saber realizar una gestión óptima del mismo, sacarlo de un contexto estrictamente laboral, a uno más amplio e integral. Puesto que saber gestionar el tiempo es una de las cualidades más demandadas del directivo, González pone sobre la mesa la importancia de no confundir estar ocupado con ser productivo. “Ser productivo – remarca- es hacer aquello que está encaminado con las cosas importantes de tu vida, a tus objetivos, no solo profesionales, sino desde un punto de vista integral”.

«No confundamos estar ocupado con ser productivo. Ser productivo es hacer aquello que está encaminado con las cosas importantes de tu vida, a tus objetivos, no solo profesionales, sino desde un punto de vista integral», Fabián González

La agenda del CEO: ¿exceso de “reunionitis”?

Si hay algo arraigado en la cultura empresarial, esto es, sin duda, la mentalidad ligada a las reuniones. Para el experto, en el contexto empresarial actual, los equipos no pueden desarrollar su labor sin disponer de una agenda de reuniones. Sin embargo, remarca: “Es necesario desarrollar en la agenda del directivo una cultura de reuniones eficaces, puesto que no todas las que desarrollan son necesarias”.

Una de las ideas primordiales para ejecutarlas de manera óptima en las organizaciones reside en prepararlas previamente y con el tiempo adecuado (semanal, mensual y trimestral), para no caer en la «reunionitis». «Esto se puede convertir en una lacra dentro de la empresa». Para evitarlo -destaca- hay que sistematizar la forma de reunirse.

Con el foco en el equilibrio: «reloj y brújula»

¿Existen “agendas” que pueden arruinar la productividad? Para Fabián González, el hecho de no llevar ninguna, que esta esté “hiper-ocupada” y el uso excesivo de herramientas como Google Calendar son tres ejemplos de modelos que pueden desembocar en un descenso de la productividad. La otra cara de la moneda, la encontramos en la Agenda de Cuarta Generación, que desarrolla ampliamente en su última obra. Formulada tomando como modelo una de las prácticas expuestas por Stephen R. Covey en “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, González destaca la importancia de “agendar sólo las cosas que son realmente importantes en nuestra vida». El autor remarca «No hay que tener sólo un reloj, si no también una brújula interna que marca nuestro norte».

Una revolución, incide, no sólo desde el punto de vista laboral, sino también personal. La «brújula» del directivo, en este caso, tiene que enfocarse a su visión, misión y valores. Sólo así logramos “dar sentido de equilibrio a nuestra vida, alineando lo que hago en mi reloj con mi brújula interna”.

La «fórmula» de la productividad: Agenda de cuarta generación

La agenda de cuarta generación tiene una palabra clave: planificación. “Hay momentos en los cuales debemos pararnos a planificar, para reconducir nuestra brújula” Pero, día a día, ¿cómo lo puede aplicar el líder? Para lograrlo, debe tener en cuenta 7 prioridades: desarrollo espiritual; personal y profesional; físico; relaciones de pareja y familiares; amistades; ocio y, por último, la gestión conjunta de todo ello.

El problema aparece cuando se trasladan esas acciones al día a día y los objetivos son arrastrados por un aluvión de compromisos, urgencias e imprevistos.

Y si eso fuera poco, se comete otro error de base: no solemos preguntarnos si estamos estableciendo objetivos en todas las áreas que deberíamos.

Si el directivo o profesional “es capaz de desarrollar un objetivo en cada uno de estos roles, requiere planificar un plan determinado para obtenerlo. Debe traducirse, por tanto, en acciones concretas”.  La clave está en meter el reloj dentro de la brújula. Sólo así – culmina el experto- será más eficiente nuestra agenda.  Algo que desembocará en la productividad total, una organización más eficiente y una vida más equilibrada.